Flipbooks AI face à SharePoint : où conserver un document terminé ?

La réponse courte

Choisissez Flipbooks AI si le document est terminé et que son public se trouve en dehors de votre organisation. Vous voulez un lien qui ouvre un flipbook avec effet de feuilletage dans n’importe quel navigateur, sans connexion, application, logiciel de synchronisation ni demande à un administrateur. Votre logo apparaît sur le lecteur, vos couleurs de marque entourent les pages, le document fonctionne sur téléphone et, avec les offres payantes, vous pouvez l’intégrer à votre site Web public ou lui ajouter une musique de fond. C’est de la publication, et cela prend environ une minute.

Choisissez SharePoint si le document fait encore partie du travail de l’organisation. Les autorisations suivent l’annuaire, vous pouvez rédiger à plusieurs dans Word et Excel, consulter l’historique des versions, réserver et libérer des fichiers, appliquer des étiquettes de conservation, utiliser eDiscovery et chercher dans toutes les bibliothèques et les pages intranet que vos collègues ouvrent déjà chaque matin. Flipbooks AI ne propose rien de tout cela et ne le fera jamais. Si le fichier a un responsable, un cycle de révision et une étape d’approbation, il doit rester dans une bibliothèque, pas sur un lien public.

Flipbooks AI et SharePoint en un coup d’œil

Flipbooks AI remporte 7 de ces 11 lignes, en partage 4 et n’en perd aucune. Nous avons choisi ces critères, gardez-le à l’esprit. Les sections suivantes indiquent clairement dans quels cas SharePoint est le meilleur choix.

Comparatif des tarifs

Nos tarifs sont assez simples pour être présentés en entier. L’offre gratuite permet de garder trois flipbooks en ligne à la fois avec 1 Go de stockage. Starter coûte 58 $ par an, uniquement en formule annuelle, et retire le logo dans le coin ou le remplace par le vôtre, active les couleurs de marque des commandes du lecteur et donne accès aux effets de feuilletage absents de l’offre gratuite. Plus coûte 13 $ par mois ou 96 $ par an et ajoute le code d’intégration avec une liste de domaines autorisés. Ultra coûte 27 $ par mois ou 204 $ par an et ajoute la musique de fond et un mot de passe distinct pour chaque lecteur. Les prix sont les mêmes dans le monde entier, avec une seule page des tarifs et aucune facturation par personne.

SharePoint est sous licence par utilisateur. Il fait le plus souvent partie d’un abonnement Microsoft 365 plutôt que d’être vendu séparément, même si une offre autonome existe. Pour la grande majorité des organisations, il est donc déjà payé. C’est un véritable avantage qu’une comparaison ne doit pas passer sous silence : l’outil le moins cher est souvent celui qui figure déjà sur la facture. Consultez la page de tarifs actuelle de Microsoft pour vérifier les détails, car la structure des offres change. Nous ne voulons pas citer des montants qui seront dépassés au moment où vous lirez cette page.

La comparaison utile porte sur ce que mesure chaque facture. Microsoft facture les personnes de votre organisation. Les lecteurs d’un catalogue public n’en font pas partie, la publication destinée à des inconnus n’est donc pas couverte par ces licences. Nous facturons par produit, sans aucun nombre de comptes utilisateurs, car le public d’un flipbook est par définition illimité et inconnu. Si vous avez déjà Microsoft 365, rien ici ne vous pousse à cesser de l’utiliser. Le dernier geste, celui qui consiste à présenter un document terminé à un public sans compte dans votre organisation, relève simplement d’un autre achat.

Ce que chaque offre gratuite donne vraiment

L’offre gratuite de Flipbooks AI permet de garder trois flipbooks en ligne à la fois avec 1 Go de stockage. Elle comprend l’effet de feuilletage Magazine et un petit logo dans le coin du flipbook publié. Aucune limite de pages : vous pouvez publier un rapport ou un catalogue entier, même s’il est long. Aucune publicité ne s’affiche à côté du lecteur. Les lecteurs n’ont jamais besoin de compte. Vous pouvez définir un mot de passe partagé. Le flipbook n’apparaît jamais dans un annuaire public et aucune règle d’inactivité ne s’applique. Il reste en ligne jusqu’à ce que vous le supprimiez. L’autorisation se renouvelle au fur et à mesure. Supprimez un flipbook et vous libérez immédiatement un emplacement.

SharePoint n’a pas d’offre gratuite au même sens. Il est fourni avec un abonnement Microsoft 365, et les droits de chaque utilisateur dépendent entièrement de l’offre achetée par l’organisation et de la configuration de son environnement. Ce n’est pas une critique. C’est un autre type de produit : un logiciel d’entreprise sous licence centralisée, avec un stockage partagé à l’échelle de l’organisation et des fonctions activées par les administrateurs, plutôt que choisies par la personne qui a besoin de publier aujourd’hui.

C’est pourquoi la comparaison pratique ne porte pas vraiment sur les quotas. Si votre organisation utilise Microsoft 365, vous avez déjà un endroit où conserver le fichier et vous n’avez pas eu à le demander. En revanche, vous n’avez peut-être pas le droit, et ne pouvez pas vous l’accorder vous-même, de transmettre un lien à vingt mille personnes qui n’ont jamais entendu parler de votre organisation. Notre offre gratuite répond à cette deuxième question sans bon de commande, et c’est toute la raison pour laquelle de nombreuses personnes finissent par venir chez nous.

Image de marque et filigranes

Aucun des deux produits n’appose de filigrane sur vos pages. Avec Flipbooks AI, un flipbook gratuit affiche un petit logo dans le coin du lecteur. Toute offre payante à partir de 58 $ par an le retire ou le remplace par votre propre logo. Le même tarif de 58 $ active les couleurs de marque des commandes du lecteur. L’interface autour des pages reprend ainsi votre palette, et vous accédez aux effets de feuilletage absents de l’offre gratuite. Les lecteurs voient votre document entouré de votre identité visuelle.

SharePoint propose de véritables fonctions de personnalisation de marque, mais elles concernent le site plutôt que le document. Les thèmes, en-têtes, menus de navigation, sites hub et pages d’actualités permettent de donner à un intranet l’apparence de l’organisation qui le gère. C’est la bonne cible pour un produit destiné aux collègues. Le document reste intact, ce qui est normal pour un système de référence : le PDF exporté est identique au PDF importé. Il n’existe aucun moyen de personnaliser la lecture d’un document individuel, car les pages s’affichent dans une visionneuse générique, identique partout dans Microsoft 365.

Pour un public interne, cela convient parfaitement. Vous n’essayez pas d’impressionner vos collègues avec une couverture. Pour un public externe, la différence se voit. Un client qui suit un lien et arrive dans une visionneuse avec un bouton de téléchargement fait l’expérience d’un classement de fichiers, pas d’une publication. Il ne voit jamais l’intranet soigné, qui ne peut donc pas changer cette impression.

Confidentialité et qui peut trouver votre flipbook

SharePoint l’emporte largement dans cette section, et il faut le dire tout de suite. Les autorisations viennent de votre annuaire. Vous les gérez donc par personne ou par groupe, et non par lien. Un administrateur peut les révoquer après coup. Le partage en dehors de l’organisation est géré de façon centralisée et peut être entièrement désactivé. Les activités sont vérifiables, et les étiquettes de conservation, la conservation légale et eDiscovery répondent aux besoins des organisations soumises à des organismes de réglementation. Si un document ne doit pas fuiter, c’est ce dispositif qu’il vous faut.

Flipbooks AI ne propose rien d’équivalent, et nous ne prétendrons pas le contraire. Un lien de flipbook est une URL longue et impossible à deviner. Nous ne répertorions jamais les flipbooks dans un annuaire public et ne les soumettons jamais aux moteurs de recherche. Aucune publicité ne s’affiche à côté du lecteur. En pratique, le lien atteint donc les personnes à qui vous le transmettez. Mais un mot de passe Flipbooks AI protège l’interface de lecture, pas le fichier qui se trouve derrière. Si un document ne doit vraiment pas fuiter, choisissez un outil doté d’un véritable contrôle d’accès. Le détenteur du lien peut consulter le document, et un moteur de recherche peut parcourir un lien publié dans un espace public comme n’importe quelle autre URL.

Vous pouvez donc appliquer une règle de tri claire. Les documents du conseil d’administration, les dossiers de ressources humaines, les contrats, les données financières non publiées et tout ce qui est soumis à une obligation restent dans SharePoint avec les autorisations nécessaires. Les catalogues, brochures, prospectus, rapports annuels et lettres d’information à la communauté sont des publications. Vous voulez les présenter à des inconnus. Le contrôle d’accès n’est donc pas le problème à résoudre. Forcer les lecteurs à se connecter est le moyen le plus rapide de faire en sorte qu’ils ne lisent jamais le document.

Intégration et partage

Chez Flipbooks AI, le code d’intégration est disponible avec Plus, à 13 $ par mois ou 96 $ par an. Une liste de domaines autorisés vous permet de choisir les sites qui peuvent afficher le flipbook dans un cadre. Le document apparaît dans votre propre page, avec ses effets de feuilletage et une taille adaptée à votre mise en page. Les visiteurs le consultent sans quitter votre site ni se connecter. Pour le partager sans l’intégrer, envoyez simplement le lien. Il ouvre la même visionneuse dans n’importe quel navigateur et sur n’importe quel téléphone.

SharePoint permet aussi d’intégrer des fichiers, et cela fonctionne bien au sein de l’organisation : un composant Web de visionneuse de fichiers affiche directement un document sur une page intranet, où les collègues qui y ont déjà accès peuvent le consulter. En revanche, si vous présentez cette page au public, son fonctionnement dépend des réglages de partage externe de votre organisation, qui sont du ressort d’un administrateur, pas du vôtre. Dans beaucoup d’organisations, les liens anonymes sont limités ou désactivés. Le visiteur voit alors une demande de connexion au lieu du document. Demander une modification relève d’une discussion sur la gouvernance, pas d’un petit service rapide.

C’est l’écart le plus souvent à l’origine de la visite d’un membre d’une équipe de communication ou de marketing sur une page comme celle-ci. Le document est prêt, la page intranet aussi, mais le lien ne fonctionne pas pour les personnes absentes de l’annuaire. Publier une copie sous forme de flipbook résout le problème sans demander à qui que ce soit d’assouplir la politique de l’organisation. C’est généralement le bon compromis pour un document qui était destiné au public dès le départ.

Facilité d’usage et à quoi sert chaque outil

SharePoint est une plateforme très complète : bibliothèques de documents avec métadonnées et historique des versions, rédaction à plusieurs dans les applications Office, flux de travail avec Power Automate, formulaires, listes, outils de conservation et de conformité, recherche dans tous les contenus et couche intranet avec actualités et pages. La plateforme est étroitement liée à Teams et OneDrive, ce qui explique pourquoi tant d’organisations y gèrent tout le cycle de vie de leurs documents. Tout le monde s’accorde aussi à dire qu’elle exige une administration rigoureuse. Or la personne qui veut mettre une brochure en ligne cet après-midi ne détient généralement pas les clés de l’administration.

Flipbooks AI a un champ d’action volontairement restreint, et la liste des fonctions absentes est claire et honnête. Pas de galerie de modèles, pas d’éditeur de pages intégré, pas de domaine personnalisé, pas de sièges d’équipe, pas d’API, pas de statistiques de lecture, pas de formulaires de contact pour capter des prospects et pas de commerce en ligne. Vous avez conçu le document dans l’outil de votre choix. Vous importez le fichier terminé, choisissez un effet de feuilletage, définissez un mot de passe si son accès est semi-privé, ajoutez votre logo et vos couleurs de marque si vous avez une offre payante, puis partagez le lien. Il n’y a rien d’autre à configurer, et c’est tout l’intérêt.

La décision porte donc sur l’étape à laquelle se trouve le document, plutôt que sur les qualités des produits. Tant qu’il est rédigé, révisé, versionné et approuvé, il doit rester dans SharePoint. Le sortir trop tôt ne ferait que créer des copies auxquelles personne ne fait confiance. Une fois approuvé et destiné à un public extérieur à l’organisation, sa publication sous forme de flipbook constitue la dernière étape. La plupart des équipes qui utilisent les deux conservent le fichier maître dans la bibliothèque et utilisent le flipbook comme version publique.

Qui devrait choisir quoi

Choisissez Flipbooks AI si

• Les lecteurs sont extérieurs à votre organisation et n’auront jamais de compte dans votre environnement
• Vous voulez votre logo et vos couleurs de marque sur le lecteur, à partir de 58 $ par an
• Vous voulez des effets de feuilletage et une véritable expérience de lecture, plutôt qu’une visionneuse de documents
• Vous devez publier le document aujourd’hui sans demander à un administrateur de modifier la politique de partage

Choisissez SharePoint si

• Vos collègues rédigent, révisent, versionnent ou approuvent encore le document
• L’accès doit suivre l’annuaire, pouvoir être révoqué et laisser une trace vérifiable
• Une obligation de conservation, de conservation légale, d’eDiscovery ou de conformité s’applique
• Vous voulez rédiger à plusieurs dans les applications Office, utiliser les métadonnées, créer des flux de travail et faire des recherches dans toutes les bibliothèques

Comment passer de SharePoint à Flipbooks AI

Le mot « passer » ne convient pas à la plupart des lecteurs, car les deux outils ont des fonctions différentes et on finit généralement par garder les deux. Voici comment publier avec un lien public les documents qui ont toujours eu vocation à l’être, tout en laissant les documents internes à l’endroit où votre organisation les gère déjà.

1. Séparez l’intranet des publications. Passez en revue les documents que vous partagez avec des personnes extérieures à l’organisation. Ceux qui ont des destinataires nommés, une étiquette de conservation ou une obligation d’approbation restent dans SharePoint. Ceux que vous souhaitez présenter au public, comme les catalogues, brochures, prospectus, rapports annuels et lettres d’information, sont des publications concernées par ce transfert.
2. Exportez le PDF approuvé depuis la bibliothèque de documents. Prenez la version réellement approuvée, pas le dernier brouillon. S’il existe, préférez l’export d’origine de l’outil de création, car un fichier passé par plusieurs conversions peut avoir des images compressées ou des liens internes brisés. Vérifiez l’ordre des pages et que la couverture est bien en première page.
3. Notez ce que SharePoint gérait et qu’un lien public ne peut pas reprendre. Les autorisations par personne, leur révocation, l’historique de vérification, la conservation et le suivi des versions ne sont pas intégrés au PDF. Si l’un de ces éléments compte vraiment pour un document, ce n’est pas une publication : il doit retourner dans la bibliothèque. Prendre cette décision maintenant coûte bien moins cher qu’après l’envoi du lien.
4. Importez le PDF dans Flipbooks AI et configurez-le. Déposez le fichier sur la page de création, choisissez un effet de feuilletage, ajoutez un mot de passe si le document est réservé à un public limité et définissez votre logo et vos couleurs de marque si vous avez une offre payante. Prévisualisez-le sur un téléphone et sur un ordinateur de bureau, car la plupart des lecteurs externes arrivent par téléphone. N’oubliez pas que l’offre gratuite permet de garder trois flipbooks en ligne à la fois.
5. Faites pointer les liens vers le flipbook et gardez la bibliothèque comme archive. Faites pointer la page intranet, l’e-mail de campagne, le code QR et le site Web vers le lien du flipbook. Conservez le PDF source dans SharePoint comme copie principale, avec vos règles de conservation habituelles. Lorsqu’une nouvelle édition est approuvée, publiez-la de la même manière et remplacez le lien au lieu de modifier l’ancien document.

Questions fréquentes

SharePoint est-il gratuit, et comment l’achète-t-on généralement ?

SharePoint n’est pas vendu comme un produit gratuit. Il est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365 pour les entreprises et existe aussi sous forme d’offre autonome. En pratique, l’organisation achète donc une licence par utilisateur et la paie de façon centralisée, plutôt que de laisser la personne qui en a besoin la choisir elle-même. Le stockage est partagé à l’échelle de l’organisation et les administrateurs activent les fonctionnalités. Consultez la page de tarifs Microsoft pour connaître les détails actuels, car la structure des offres évolue. Vous pouvez commencer à utiliser l’offre gratuite de Flipbooks AI sans aide : trois flipbooks en ligne à la fois, 1 Go de stockage, aucune limite de pages et aucune publicité.

SharePoint peut-il transformer un PDF en flipbook ?

Non. SharePoint ouvre le PDF dans une visionneuse de documents, où les lecteurs peuvent faire défiler les pages, effectuer des recherches, imprimer et télécharger le fichier. C’est exactement ce qu’il faut pour gérer des documents, mais ce n’est pas un flipbook. Un flipbook présente les pages sous forme de doubles pages avec un effet de feuilletage, dans un navigateur, dans un format adapté aux téléphones et aux ordinateurs de bureau. Vous pouvez personnaliser les commandes du lecteur avec votre logo et vos couleurs. Pour obtenir ce résultat avec un fichier conservé dans SharePoint, publiez-en une copie à l’aide d’un outil de création de flipbooks et gardez la bibliothèque comme archive.

Une personne extérieure à mon organisation peut-elle ouvrir un lien SharePoint ?

Parfois, mais la décision ne vous appartient pas entièrement. SharePoint permet de créer des liens pour des personnes extérieures à votre environnement, y compris des liens anonymes, mais le partage externe est géré de façon centralisée et beaucoup d’organisations le limitent ou le désactivent. Si le réglage n’est pas activé, votre destinataire voit une demande de connexion au lieu du document. Demander une modification relève d’une discussion sur la gouvernance, pas d’un petit service rapide. Un lien Flipbooks AI s’ouvre toujours sans compte. C’est pourquoi publier une copie est souvent plus rapide que d’assouplir la politique de l’organisation.

Quel outil convient le mieux à un catalogue, une brochure ou un rapport annuel ?

Flipbooks AI, pour cette tâche précise. Ces documents sont terminés, destinés à des personnes extérieures à l’organisation, et aucun lecteur ne souhaite se connecter pour les consulter. Le lien du flipbook ouvre directement un lecteur avec effet de feuilletage et votre logo. Le document fonctionne sur un téléphone et peut être intégré à un site Web public avec Plus. SharePoint reste le meilleur emplacement pour le fichier maître, les brouillons, les approbations et les obligations de conservation qui ont mené à sa création. C’est exactement ainsi que la plupart des équipes finissent par utiliser les deux outils.

Puis-je utiliser SharePoint et Flipbooks AI ensemble ?

Oui, et c’est ce que nous recommandons aux personnes qui utilisent déjà Microsoft 365. Gardez le document de travail, ses versions et ses approbations dans la bibliothèque où votre organisation le gère, puis publiez le PDF approuvé sous forme de flipbook lorsqu’il est prêt pour un public extérieur. Les deux produits n’ont pas d’intégration. Vous devez donc télécharger le PDF final et l’importer ici, une opération qui prend environ une minute. Votre page intranet peut ensuite pointer vers le flipbook comme vers n’importe quelle autre URL.

Un mot de passe Flipbooks AI est-il aussi sûr que les autorisations SharePoint ?

Non, et nous ne devrions pas prétendre le contraire. Un mot de passe Flipbooks AI protège l’interface de lecture, pas le fichier qui se trouve derrière. Si un document ne doit vraiment pas fuiter, choisissez un outil doté d’un véritable contrôle d’accès. SharePoint vous donne des autorisations par personne liées à l’annuaire, la possibilité de les révoquer après coup, un suivi vérifiable, des étiquettes de conservation et la conservation légale. Notre produit ne remplace aucune de ces fonctions. Notre mot de passe sert à éviter qu’un document semi-privé, par exemple une liste de prix professionnels, soit consulté par hasard, pas à protéger des renseignements confidentiels.

Puis-je intégrer un document SharePoint sur un site Web public ?

Uniquement si votre organisation autorise l’accès externe anonyme, ce qui est souvent limité. Même dans ce cas, les visiteurs voient la visionneuse de documents Microsoft dans votre page plutôt qu’une expérience de lecture à votre marque. Avec Flipbooks AI, le code d’intégration est disponible avec Plus, à 13 $ par mois ou 96 $ par an. Une liste de domaines autorisés vous laisse choisir les sites qui peuvent l’afficher dans un cadre. Votre page présente le flipbook lui-même, avec ses effets de feuilletage, votre logo et vos couleurs. Son format s’adapte à votre mise en page et tout le monde peut l’ouvrir.

Combien coûte Flipbooks AI, et existe-t-il une offre gratuite ?

Une offre gratuite permet de garder trois flipbooks en ligne à la fois avec 1 Go de stockage. Elle comprend l’effet de feuilletage Magazine et un petit logo dans le coin, sans limite de pages ni publicité. Starter coûte 58 $ par an, uniquement en formule annuelle. Cette offre retire le logo dans le coin ou le remplace par le vôtre, ajoute les couleurs de marque et ouvre l’accès aux autres effets de feuilletage. Plus coûte 13 $ par mois ou 96 $ par an et ajoute le code d’intégration avec une liste de domaines autorisés. Ultra coûte 27 $ par mois ou 204 $ par an et ajoute la musique de fond et un mot de passe distinct pour chaque lecteur. Les tarifs sont identiques dans le monde entier et il n’y a pas de comptes facturés par utilisateur.

Puis-je importer mes documents SharePoint dans Flipbooks AI ?

Non. Il n’y a ni connecteur ni processus d’import direct. Vous téléchargez le PDF approuvé depuis la bibliothèque, puis vous l’importez ici, ce qui prend environ une minute par document. Rien de ce qui entourait le fichier dans SharePoint ne l’accompagne, y compris les autorisations, les colonnes de métadonnées, l’historique des versions, les étiquettes de conservation et les traces de vérification. Si l’un de ces éléments compte pour un document donné, c’est un bon indice qu’il doit rester dans la bibliothèque plutôt que de devenir un lien public.

SharePoint est-il un bon outil ?

Oui, et nous sommes loin de proposer la même chose pour ses usages. SharePoint réunit des bibliothèques de documents avec historique des versions et métadonnées, des autorisations liées à votre annuaire, la rédaction à plusieurs dans les applications Office, des flux de travail, des outils de conservation et eDiscovery, la recherche dans toute l’organisation et une couche intranet. L’ensemble s’intègre à Teams et OneDrive. Flipbooks AI ne propose aucune de ces fonctions, quel que soit le tarif. La différence tient à l’objectif : SharePoint est l’endroit où une organisation conserve et gère ses documents. Nous publions un document terminé pour qu’un inconnu ait envie de le lire sur son téléphone.