Flipbooks AI vs Microsoft Teams: o documento fica no Microsoft 365 ou vai para um link?

A resposta rápida

Escolha o Flipbooks AI se o documento está pronto e os leitores estão fora do ambiente da sua organização. Envie o PDF, transforme-o em um flipbook paginado com um efeito real de virar página e receba um link que abre em qualquer navegador e dispositivo. Ninguém precisa entrar na conta, instalar um aplicativo, receber um convite como visitante ou esperar a aprovação da equipe de TI. No plano pago mais barato, o flipbook exibe seu logo em vez da nossa marca no canto e usa as cores da sua marca nos controles. No plano mais completo, você também pode incluir música de fundo e definir uma senha diferente para cada leitor.

Escolha o Microsoft Teams se o documento pertence à empresa e o trabalho feito em torno dele é o que importa. O Teams reúne conversas, chamadas, reuniões por vídeo e os arquivos relacionados, com base no Microsoft 365. Isso significa que o arquivo publicado fica no SharePoint ou no OneDrive, protegido por permissões adequadas, histórico de versões e coautoria. Ele chega à equipe pelo aplicativo que as pessoas já usam e se integra ao restante dos produtos Microsoft. A administração fica com pessoas que podem conceder e revogar o acesso de cada usuário. O Flipbooks AI não tem mensagens, reuniões, editor, sistema de permissões nem histórico de versões. Para o trabalho interno, o Teams é claramente a escolha certa e não pode ser substituído pelo Flipbooks AI.

Flipbooks AI vs Microsoft Teams: comparação rápida

O Flipbooks AI vence em 7 destas 11 linhas, empata em 1 e perde em 3. Nós escolhemos os critérios, então interprete os resultados dessa forma. As seções abaixo explicam com clareza quando o Microsoft Teams vale mais a pena.

Comparação de preços

Esses produtos têm preços para coisas diferentes, então uma comparação direta poderia confundir você. O Teams é vendido por licença de usuário e costuma fazer parte de uma assinatura do Microsoft 365, em vez de ser comprado separadamente. Por isso, a empresa geralmente decide uma única vez, considerando o conjunto de ferramentas. Também há uma versão gratuita antes dos planos pagos. O conteúdo de cada plano e o preço de cada licença mudam com frequência e variam conforme a região e o contrato. A única orientação sensata é consultar a página de preços atual da Microsoft, em vez de confiar em um valor publicado em qualquer outro lugar, inclusive aqui.

O Flipbooks AI cobra por conta, em dólares americanos, e o preço é o mesmo em qualquer lugar do mundo. O plano Free não custa nada e mantém três flipbooks publicados ao mesmo tempo. O Starter custa US$ 58 por ano, somente no pagamento anual. Ele remove nossa pequena marca no canto ou a troca pelo seu logo, libera as cores da sua marca nos controles do leitor e oferece efeitos de virar página que não estão no plano gratuito. O Plus custa US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano e inclui o código de incorporação com uma lista de domínios permitidos. O Ultra custa US$ 27 por mês ou US$ 204 por ano e inclui música de fundo e uma senha diferente para cada leitor. Não há licenças de usuário para contar, porque ninguém precisa ser adicionado.

Essa diferença de estrutura é o que importa. A conta do Microsoft 365 aumenta com o número de funcionários e cobre o espaço de trabalho da equipe. A conta do Flipbooks AI cobre a publicação de documentos e não muda quando você contrata vinte pessoas ou quando mil leitores abrem o mesmo link em uma terça-feira. Nada aqui sugere cancelar o Microsoft 365, pois esses produtos não disputam a mesma verba. A pergunta real é se vale pagar uma pequena taxa anual para deixar seu manual, relatório anual ou pacote de recrutamento em um lugar que pessoas sem acesso ao ambiente da sua organização possam abrir.

O que cada plano gratuito realmente oferece

A Microsoft oferece uma versão gratuita do Teams. É um produto de verdade, não um período de teste. Você tem conversas, chamadas, reuniões por vídeo e compartilhamento de arquivos, e uma equipe pequena ou um grupo comunitário pode trabalhar usando apenas essa versão. O que ela não inclui são os recursos do Microsoft 365 que tornam o Teams tão útil nas empresas: a estrutura de SharePoint e OneDrive, que oferece permissões reais e histórico de versões, o painel de administração, os controles de conformidade e retenção e a integração mais profunda com o Office. Os limites exatos mudam e variam entre as versões gratuitas para uso pessoal e empresarial. Consulte a página comparativa da Microsoft em vez de confiar em números citados por terceiros.

Nosso plano gratuito funciona de outra forma. Ele permite manter três flipbooks publicados ao mesmo tempo, com 1 GB de armazenamento, o efeito de virar página Magazine e uma pequena marca no canto do flipbook publicado. Não há limite de páginas, então você pode publicar por inteiro um manual de políticas com trezentas páginas. Nenhum plano exibe anúncios ao lado do leitor. Os leitores não precisam criar conta e o flipbook nunca aparece em um diretório público. O plano gratuito permite definir uma senha compartilhada. O limite de três flipbooks é rotativo, não vale para sempre: exclua um e a vaga volta na hora. Assim, uma conta gratuita pode publicar bem mais de três documentos ao longo de um ano. Também não há regra de inatividade. Um flipbook que ninguém abre há seis meses continua disponível quando alguém precisar dele.

Em resumo, o Teams gratuito dá a um grupo pequeno um espaço de colaboração, e o Flipbooks AI gratuito dá a você um lugar onde qualquer pessoa que receba o link pode ler um documento pronto. Um não substitui o outro, e nenhum dos dois é uma pegadinha. Se você precisa fazer uma reunião hoje à tarde, o Teams vence sem dúvida. Se precisa que uma pessoa recém-contratada abra o manual no próprio celular na noite anterior ao primeiro dia de trabalho, use o link.

Marca e marcas d’água

Um arquivo publicado em um canal do Teams não leva uma marca própria. Ele aparece como anexo, com o nome do arquivo e uma pequena prévia. O projeto do PDF só aparece quando alguém abre o arquivo no visualizador ou faz o download. Você pode personalizar o próprio Teams com as cores e o nome da empresa, e um administrador pode ir além, mas a marca aparece no espaço de trabalho, não no documento. Quando alguém encaminha o mesmo PDF para fora, ele chega sem identificação: só o nome do arquivo, a opção de baixar e o comportamento definido pelo visualizador de PDF de quem recebe.

O Flipbooks AI coloca a marca no documento. Um flipbook gratuito exibe uma pequena marca no canto, sem nada sobre as páginas. Não colocamos uma marca d’água sobre o trabalho de ninguém e nenhum plano tem anúncios. O Starter custa US$ 58 por ano e remove essa marca ou a troca pelo seu logo. Ele também libera as cores da sua marca nos controles do leitor, para que a moldura ao redor das páginas combine com sua paleta. O leitor abre uma página com sua marca em uma aba do navegador, com seu logo no canto e sem sinal visível da ferramenta usada para publicar o documento.

Vale a pena pagar? Isso depende inteiramente de quem vai ler. Um pacote de recrutamento para candidatos, um prospecto para pais, um guia de benefícios para o parceiro de alguém recém-contratado ou um relatório para investidores: a apresentação influencia como todos esses materiais são avaliados, e um anexo sem sua marca pode passar uma impressão ruim. Se o documento nunca sai do ambiente da organização e todos que o abrem já sabem quem você é, a marca não vale nada e não deve mudar sua decisão nem em um dólar.

Privacidade e quem pode encontrar seu flipbook

O Microsoft Teams é muito mais forte que o Flipbooks AI nesse ponto, e precisamos dizer isso sem rodeios. Um arquivo publicado em um canal do Teams fica armazenado no SharePoint ou no OneDrive e recebe controles reais de acesso: permissões por pessoa e por arquivo, administração central dos membros, revogação do acesso assim que alguém sai da empresa, histórico de versões, trilhas de auditoria e, nos planos adequados, controles de retenção e conformidade para atender às exigências legais. O servidor verifica cada solicitação e identifica quem está pedindo acesso. Se o documento for confidencial, esse é o modelo que você precisa. Esse tipo de proteção não está disponível no Flipbooks AI, por nenhum preço.

O Flipbooks AI protege o conteúdo por link. O flipbook nunca aparece em um diretório público nem é enviado por nós a mecanismos de busca. Só pode ser aberto por quem tem a URL. O plano gratuito permite usar uma senha compartilhada, e o Ultra permite definir uma senha para cada leitor. Este é o aviso que devemos incluir nesta comparação, como fazemos em todas as nossas comparações: a senha do Flipbooks AI protege a interface do leitor, não o arquivo por trás dela. Se um documento realmente não pode vazar, escolha uma ferramenta com controles reais de acesso. O Flipbooks AI não serve para isso. Não interprete o campo de senha como uma garantia que ele não pode oferecer.

Na prática, um link é um link. Quando a URL aparece em um e-mail, conversa, apresentação ou página pública, qualquer pessoa que tenha acesso a ela pode abrir o flipbook. Esse é o custo do que torna um flipbook útil: qualquer leitor pode abrir o documento no celular com um toque, sem precisar de conta. Por isso, separe seus documentos com base nesse critério. Dados de salários, materiais do conselho, contratos e tudo que estiver protegido por um acordo devem ficar atrás dos controles de acesso que o Teams oferece. Manuais, guias de benefícios, folhetos, relatórios anuais, catálogos e prospectos são documentos que você quer ver abertos e podem ser compartilhados por link.

Incorporação e compartilhamento

Para compartilhar um flipbook, basta enviar uma URL. Cole o link em um canal do Teams, e-mail, mensagem de texto, código QR em um quadro de avisos ou no último slide de uma apresentação. O flipbook abre no navegador, sem download, aplicativo ou acesso à conta. Quando você publica o link no Teams, ele aparece como um cartão na conversa. Isso é um efeito conveniente, não uma integração: os produtos funcionam sem interferir um no outro, e muitas organizações acabam publicando no Teams um link para o flipbook, em vez do próprio PDF.

A possibilidade de exibir o documento em uma página sua é algo que fazemos e o Teams não tenta oferecer. O código de incorporação está no Plus, por US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano. O plano também inclui uma lista de domínios permitidos para você escolher quais sites podem exibir seu flipbook incorporado. Um arquivo no ambiente da sua organização não pode ser incorporado a uma página pública, em nenhum plano, pois essa não é a finalidade dele. Se o documento precisa aparecer na sua página de carreiras, na página pública de políticas ou no site de um cliente, apenas um desses produtos faz esse trabalho.

O Teams permite compartilhar com pessoas externas de outra forma: pelo acesso de visitante e pelo acesso externo, que dão a pessoas identificadas de outra organização acesso a um canal ou conversa. Nos dois casos, cada pessoa recebe uma identidade no diretório da sua empresa e aparece no painel de administração. Isso faz todo sentido para uma agência com a qual você trabalha toda semana, mas não para seiscentos candidatos que precisam ler um folheto. Em resumo, o Teams compartilha com pessoas específicas, e nós compartilhamos com qualquer pessoa. No Teams, você concede permissão a alguém identificado. Aqui, você envia uma URL que qualquer pessoa com o link pode abrir. O documento determina qual opção você precisa.

Facilidade de uso e para que serve cada ferramenta

O Teams é um produto grande e completo, e faz muito bem o que se propõe a fazer. Conversas, chamadas, reuniões por vídeo com gravação e legendas, arquivos armazenados no SharePoint com coautoria e histórico de versões, integração profunda com o restante do Microsoft 365, um painel de administração que atende às necessidades da equipe de TI e um aplicativo que sua equipe já usa no computador e no celular. Fazer uma mensagem ou reunião chegar às pessoas certas é um problema difícil, e o Teams já resolveu isso há anos. Nada nesta página concorre com esses recursos. Se você está comparando o Teams ao Flipbooks AI para colaboração interna, a comparação está equivocada.

O Flipbooks AI tem uma finalidade específica, e é mais fácil dizer o que ele não oferece. Não há editor, galeria de modelos, domínios personalizados, licenças para equipes, API, análises de leitores, formulários para captar contatos nem comércio eletrônico. Você envia um PDF pronto, pois o projeto já foi feito em outro lugar. Também não existe uma forma de importar conteúdo de outra ferramenta. Em compensação, o processo todo leva cerca de um minuto: arraste o arquivo, escolha um efeito de virar página, defina uma senha se o documento for privado, adicione seu logo e suas cores se tiver um plano pago, publique e copie o link.

Esta página parte de uma observação que a maioria das pessoas já fez, mesmo sem colocá-la em palavras. Alguém lê uma vez o PDF publicado no canal. A próxima reunião o enterra, e encontrar o arquivo um mês depois é quase impossível. Pessoas fora do ambiente da sua organização nem conseguem abri-lo. Isso não é uma falha do Teams. É o que acontece quando se usa uma conversa que se desenrola continuamente. Fixar o arquivo só atrasa o momento em que ele some. Um link para um flipbook é o oposto em todos esses pontos: tem um endereço fixo, abre sem acesso à conta, pode ser enviado para qualquer pessoa e continuará funcionando no ano que vem. A recomendação honesta é manter as duas ferramentas e publicar o link em vez do arquivo.

Quem deve escolher o quê

Escolha o Flipbooks AI se

• O documento está pronto e as pessoas que precisam dele não estão no ambiente da sua organização
• Você quer um link fixo que abre em qualquer celular sem acesso à conta ou aplicativo
• Você quer colocar seu logo e as cores da sua marca no próprio documento, a partir de US$ 58 por ano
• Você precisa incorporar o documento à página de carreiras, ao site público ou ao site de um cliente, a partir de US$ 96 por ano

Escolha o Microsoft Teams se

• O documento é confidencial e o acesso precisa ser concedido e revogado para cada pessoa
• As pessoas precisam editar o documento em conjunto, comentar e manter um histórico de versões
• O trabalho em torno do documento, como as reuniões e as respostas, é o que realmente importa
• Todas as pessoas que vão ler o documento têm e sempre terão acesso ao Microsoft 365

Como migrar do Microsoft Teams para o Flipbooks AI

Não é uma migração no sentido habitual, pois as duas ferramentas têm funções diferentes e quase todas as organizações usam ambas. Veja como retirar um documento do canal e publicá-lo em um link. O processo leva quase o mesmo tempo que enviar um arquivo.

1. Escolha os documentos que não devem ficar no ambiente da empresa. O teste é simples: alguém pode precisar deles daqui a três meses? Alguém sem acesso à conta precisa abri-los? Manuais, guias de benefícios, pacotes de integração, folhetos, relatórios anuais, listas de preços e apresentações de recrutamento passam no teste. Rascunhos de políticas, contratos, documentos do conselho e tudo que estiver protegido por um acordo não passam. Deixe esses documentos onde estão.
2. Baixe o PDF original do SharePoint, não a cópia da conversa. Abra o arquivo no SharePoint ou OneDrive do canal e baixe a versão atual. Melhor ainda: peça o arquivo exportado original à pessoa que o criou. Um arquivo encaminhado e salvo várias vezes pode ser mais antigo do que você imagina. A exportação original mantém o texto nítido e os links internos funcionando.
3. Envie o PDF ao Flipbooks AI e configure o flipbook. Solte o PDF na página de criação, escolha um efeito de virar página, defina uma senha se o documento for privado e configure seu logo e as cores da sua marca se tiver um plano pago. Confira uma prévia antes de publicar e lembre-se de que o plano gratuito mantém três flipbooks publicados ao mesmo tempo com o efeito Magazine. Confira a primeira e a última página no celular, pois é nele que muitos leitores vão abrir o documento.
4. Publique o link no lugar do arquivo e fixe a mensagem. Coloque a URL do flipbook no canal em que o PDF estava. Assim, a conversa continua com algo em que as pessoas podem clicar. Fixe a mensagem para que o link tenha um lugar estável. A partir daí, para atualizar o documento, basta publicá-lo de novo. Você não precisa enviar outro anexo e torcer para as pessoas saberem qual dos três arquivos é o atual.
5. Envie o link a quem nunca teve acesso à conta. Antes, essa parte era complicada. Coloque o mesmo link no e-mail de oferta de emprego, na página de carreiras, no código QR do quadro de avisos, no pacote para fornecedores e no e-mail de integração. Se você usa o Plus e vai publicar o flipbook em um site seu, configure também a lista de domínios permitidos, para que ninguém incorpore o documento em um site que você não aprovou.

Perguntas frequentes

O Microsoft Teams é gratuito? O que a versão gratuita inclui?

Existe uma versão gratuita do Teams. É um produto de verdade, não um período de teste. Ela inclui conversas, chamadas, reuniões por vídeo e compartilhamento de arquivos, o que basta para uma equipe pequena ou um grupo comunitário. O que ela não inclui são os recursos do Microsoft 365 que tornam o Teams poderoso nas empresas: o SharePoint e o OneDrive com permissões reais e histórico de versões, o painel de administração e os controles de conformidade. Os limites mudam e variam entre as versões para uso pessoal e empresarial. Consulte a página comparativa da Microsoft. Nosso plano gratuito funciona de outra forma: mantém três flipbooks publicados ao mesmo tempo com 1 GB, o efeito Magazine de virar página, uma pequena marca no canto, sem limite de páginas e sem anúncios.

Alguém de fora da minha organização pode abrir um arquivo que publiquei no Teams?

Não sem receber acesso. Um arquivo publicado em um canal fica no SharePoint ou OneDrive e segue as permissões daquele local. Para lê-lo, a pessoa precisa entrar na conta, receber um convite como visitante ou usar um link de compartilhamento autorizado por um administrador. Isso é ideal para o trabalho confidencial e péssimo para enviar um folheto a seiscentos candidatos. O link do Flipbooks AI funciona de propósito da forma oposta: qualquer pessoa com a URL abre o flipbook no navegador, sem conta, aplicativo ou download. É por isso que você nunca deve compartilhar por esse meio algo realmente confidencial.

Por que é tão difícil encontrar depois um PDF publicado em um canal?

Porque um canal é um fluxo de conversas, não uma prateleira. As pessoas leem o anexo no dia em que ele aparece. Reuniões e mensagens o empurram para fora da tela em menos de uma hora. Um mês depois, para encontrar o arquivo, é preciso adivinhar o nome, o canal e mais ou menos quando ele foi publicado, ou procurar nas pastas do SharePoint, que não foram criadas para leitores. Fixar o arquivo atrasa o desaparecimento, mas não impede que isso aconteça. Um link para um flipbook tem um endereço fixo: sempre a mesma URL, que você pode imprimir em um cartaz, colocar na assinatura do e-mail e continuar usando mesmo depois que a conversa original acabar.

Devo publicar o PDF ou o link do flipbook no canal do Teams?

Publique o link. O Teams o transforma em um cartão na conversa, mostra às pessoas do que se trata e mantém a mensagem útil, pois uma URL não some como um anexo. Assim, você também tem uma única versão atual, em vez de três arquivos quase idênticos publicados em dias diferentes. Quando você publica o documento novamente, o link continua abrindo a versão atual. Além disso, você pode usar o mesmo link em outros lugares: no e-mail de oferta de emprego, na página de carreiras, no código QR e no pacote para fornecedores. As duas ferramentas não estão em conflito nesse caso, e muitas organizações acabam usando justamente essa combinação.

Um link do Flipbooks AI funciona sem uma conta Microsoft?

Sim, e esse é o objetivo principal. O leitor toca no link, o flipbook abre no navegador que já está no dispositivo e a pessoa folheia as páginas. Não precisa entrar na conta, baixar arquivos, instalar um aplicativo, receber um convite de visitante ou pedir aprovação à equipe de TI. É o que permite compartilhar o documento com candidatos, prestadores de serviço, clientes, fornecedores e parceiros de quem acabou de ser contratado, que nunca terão uma identidade no diretório da sua organização. O flipbook também funciona bem no celular, o que importa mais do que as pessoas imaginam para um manual ou guia de benefícios. A única conta necessária é a sua, usada para publicar o documento.

Uma senha do Flipbooks AI é tão segura quanto um canal privado do Teams?

Não, e preferimos dizer isso aqui para você não descobrir depois. Um canal privado do Teams oferece controle real de acesso: o SharePoint verifica quem está solicitando acesso a cada vez, a lista de membros é administrada e, quando alguém é removido, seu acesso também é revogado e registrado na trilha de auditoria. Uma senha do Flipbooks AI protege a interface do leitor, não o arquivo por trás dela. Ela pode desestimular o compartilhamento casual, mas não é uma barreira de segurança. Se um documento realmente não pode vazar, deixe-o onde está. Use o Flipbooks AI para os documentos que você quer que as pessoas abram.

Posso incorporar um flipbook no Microsoft Teams?

Não como uma incorporação de verdade. O Teams exibe o link como um cartão na conversa, que mostra às pessoas do que se trata e permite que elas cliquem. Mas o flipbook abre em uma aba do navegador, não dentro do painel da conversa. A incorporação de verdade exibe o flipbook dentro de uma página e permite que as pessoas virem as páginas sem sair do site. Isso funciona em sites que você controla: a página de carreiras, uma página pública de políticas, a intranet ou o site de um cliente. Esse recurso faz parte do plano Plus, por US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano. O plano inclui também uma lista de domínios permitidos, para que somente seus sites possam incorporar o flipbook.

Quanto custa o Flipbooks AI? A cobrança é por licença de usuário?

A cobrança é por conta, não por licença de usuário. Por isso, o preço não aumenta com o tamanho da equipe. O plano Free não custa nada e mantém três flipbooks publicados ao mesmo tempo. O Starter custa US$ 58 por ano, somente no pagamento anual. Ele remove a marca no canto ou a troca pelo seu logo, libera as cores da sua marca nos controles do leitor e oferece efeitos de virar página que não estão no plano gratuito. O Plus custa US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano e inclui o código de incorporação e uma lista de domínios permitidos. O Ultra custa US$ 27 por mês ou US$ 204 por ano e inclui música de fundo e uma senha diferente para cada leitor. Os preços são iguais no mundo todo e aparecem em uma única página.

Posso importar arquivos do Teams ou SharePoint para o Flipbooks AI?

Não. Não há como importar conteúdo de nenhuma outra ferramenta. O Flipbooks AI cria um flipbook a partir de um documento original. Para transferir um arquivo, baixe o PDF e envie-o para cá. Isso leva cerca de um minuto por arquivo. O resto não acompanha o documento: o canal onde foi publicado, as respostas, o histórico de coautoria, as permissões e qualquer política de retenção da biblioteca do SharePoint continuam onde estão, pois nada disso faz parte do PDF. Pegue a versão atual na biblioteca, não uma cópia encaminhada, e confira se é a versão certa antes de publicar.

O Microsoft Teams é uma boa ferramenta?

Sim. Uma comparação que dissesse o contrário não teria valor. O Teams resolveu problemas realmente difíceis: fazer mensagens e reuniões chegarem às pessoas certas, proteger arquivos com permissões reais, histórico de versões e coautoria e dar à equipe de TI um único painel para administrar tudo. Para conversas, reuniões, colaboração interna e comunicação com funcionários onde já trabalham, ele é muito melhor do que qualquer coisa que vamos desenvolver, e não pode ser substituído pelo Flipbooks AI. A única coisa específica que fazemos melhor é dar a um documento pronto um lugar permanente e com a sua marca, que pessoas de fora da organização podem abrir com um toque.